3. Годовой план. Методика GTD без неё никуда

Если заложенность носа во время сна сопровождается храпом, попробуйте поменять позу и подберите ортопедическую подушку.

Заложенность носа без соплей как симптом недуга

Выше мы уже разобрали самые частые причины заложенности носа. Более точно диагностировать недуг, о котором сигнализирует ваш организм, поможет определение типа заложенности.

Организм привыкает к определенному распорядку, поэтому нужно поддерживать его в командировках и при подготовке к экзаменам. Если позывы застали врасплох не дома, не стоит стесняться ходить в общественный туалет. Если с этим трудности, лучше обратиться к психотерапевту, чем постоянно терпеть.

Придерживаться режима дня

Организм привыкает к определенному распорядку, поэтому нужно поддерживать его в командировках и при подготовке к экзаменам. Если позывы застали врасплох не дома, не стоит стесняться ходить в общественный туалет. Если с этим трудности, лучше обратиться к психотерапевту, чем постоянно терпеть.

Серьезные сложности возникают только из-за большой разницы во времени при перелетах. Как ни парадоксально, но ученые советуют специально сбивать ритм — за несколько дней до вылета есть по часовому поясу места путешествия. Это помогает работе кишечника быстрее перестроиться на новый лад.

  1. сбор;
  2. обработка;
  3. организация;
  4. обзор;
  5. действия.

Как успешно завершать свои дела: основные принципы системы GTD

На дворе 21 век – век технологий, бесконечного бега, фастфуда и дедлайнов, и каждый из нас, рано или поздно устав вертеться, как белка в колесе, задумывается над простым и в то же время чертовски сложным вопросом: как успеть все? Как распланировать и организовать свою жизнь так, чтобы все важные дела были сделаны? Как повысить личную эффективность? Я нашла способ — gtd система или как привести дела в порядок.

Начнём с того, что желания роста и развития мне хватает. Проблема в том, что по натуре я больше мечтатель и планировщик, чем «осуществитель» и «пахарь». Мне легче восхищаться новыми идеями и бесконечно планировать, чем воплощать в жизнь. Поэтому движение вверх давалось трудно и было медленным.

Формула продуктивности: GTD + «12 недель в году»

2015 год стал для меня неожиданно продуктивным. За этот год произошло столько положительных перемен, сколько не происходило за последние шесть лет.

Начнём с того, что желания роста и развития мне хватает. Проблема в том, что по натуре я больше мечтатель и планировщик, чем «осуществитель» и «пахарь». Мне легче восхищаться новыми идеями и бесконечно планировать, чем воплощать в жизнь. Поэтому движение вверх давалось трудно и было медленным.

Теперь вы знаете, как применять методологию GTD, когда работаете с задачами. Напоминаем, чем это может быть полезно.

Какие сервисы подходят для работы по GTD

Smthngs — менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.

Gtdagenda.com — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

Evernote — приложение для создания и хранения заметок. Подходит, чтобы собрать все проекты в одной системе.

Trello — программа для управления проектами. Можно создавать разные доски, составлять списки, прикреплять документы.

В нашей статье о принципе одной вещи мы довольно подробно описывали вопросы, связанные с концентрацией внимания, фокусировкой и силой воли. Именно сила воли позволяет нам заниматься выбранным делом, удерживая от попыток переключиться на что-то еще. Но в течение дня сила воли, равно как и ваша ментальная энергия истощаются. Так есть ли смысл расходовать их на мелкие двух-минутные дела? Мы считаем, что нет. Ни в коем случае не начинайте свой день с разгребания мелочей – всегда начинайте рабочий день с главной задачи!

Поговорим о минусах GTD

Применять предложенный метод просто и он действительно дает отличные результаты с первого дня его использования. Но давайте немного покритикуем его для того чтобы быть объективными и добиться большей эффективности в работе.

Итак, если вы совсем плохо организованный человек, у которого все валится из рук, вы ничего не успеваете и все время забываете сделать что-то важное, то метод будет безусловно хорош. Он действительно приведет ваши дела в порядок и результаты станут видны довольно скоро. Но помните, что это — реактивный метод, то есть вы реагируете на внешние события.

В проактивных методах, приверженцами которых является команда Goalton.com центральное место отводится не контексту, а вашим Целям (англ. Goal – цель), вне зависимости от того являются ли эти цели личными или рабочими. Иными словами мы считаем, что если вы определили некую важную цель и присвоили ей повышенный приоритет, то вы должны брать задачи из вашего списка и выполнять их, не взирая на подходящие внешние условия, а отталкиваясь от их приоритетности.

Для рассмотренного выше примера это означает, что вы сами можете позвонить Джону (проактивность), не дожидаясь когда вы его случайно встретите. При этом вам вовсе не обязательно обсуждать с ним все дела с пометкой «джон» — вместо этого обсудите только то важное дело, которое у вас сейчас в приоритете и сконцентрируйтесь исключительно на нем. Аналогичная ситуация и с «центральным офисом» — зачем ждать подходящего контекста? Если у вас есть важная задача, ведущая к нужной вам цели, то поезжайте в центральный офис и решайте свои вопросы, не тратя время впустую. В этом и состоит различие реактивного и проактивного подходов. Вся идеология системы Goalton подчинена главенству Целей, и мы считаем, что группировка задач должна производиться именно по проектному и временному признакам, а не по меткам и условным контекстам.

«Метки – это враг структурного мышления. Вред меток состоит в их легко доступности и внешней безобидности. Зачастую они неплохо выглядят в ежедневнике и имеют различные красивые цвета. Их просто использовать и можно помечать ими все что угодно. Почему многие обожают метки? Потому что если в системе нет меток, то вам приходится думать. Думать куда отнести ту или иную задачу, думать над тем как встроить эту задачу в общую цепочку действий. Думать над тем насколько своевременным или уместным будет выполнение данного действия и является ли оно вообще действием или просто мыслью. Без меток приходится очень много думать и зачастую трансформировать свои идеи во что-то более практичное или отказываться от них вовсе. Но разве не в этом ваша цель? Метки — это вредная привычка. Попробуйте отказаться от них — сначала вам будет дискомфортно, но потом вы увидите результат.»

Очевидно Дэвид Аллен и сам понимал, что предложенный им метод хоть и хорош, но не совершенен. Именно поэтому часть своей замечательной книги он посвятил “нетипичным случаям”, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. В результате его методология была дополнена помимо горизонтального метода планирования, вертикальным, в который он включил такие исключительно важные с нашей точки зрения аспекты как:

  • Определение целей
  • Создание виденья
  • Проведение мозгового штурма
  • Определение конкретных действий

Основываясь на предложенной им классификации и методах хранения информации, Аллен существенно облегчил этот процесс, хотя и изложил его в несколько путанной манере. Основа путаницы – отсутствие четких алгоритмов и все то же пресловутое применение контекстов, от которых автор так и не отказался, полагая что именно они позволяют “получить представление о следующих конкретных действиях, получая правильные напоминания в нужное время и в нужном месте”. Что ж, не будем судить его за это слишком строго. В конце концов все люди немного отличаются друг от друга по своему психотипу и характеристикам личности. Вероятно, для части людей именно реактивный подход к ведению дел подходит лучше.

Завершая наш обзор методики Getting Done все же хочется обратить внимание на один положительный момент. Автор метода сделал, пожалуй наиболее ценный вклад в развитие личной продуктивности, предложив довольно простую и хорошо структурированную схему обработки входящей информации. Как видно из рисунка, данная схема описывает пошаговое руководство о том, что следует делать с входящей информацией для того, чтобы разгрузить свой мозг от ее запоминания.

Наши эксперты во многом согласны с этой схемой и считают ее отличным подспорьем для людей желающих достигать больших результатов. Однако мы считаем своим долгом предупредить, что схема содержит в себе очень важный изъян, с которым команда Goalton.com категорически не согласна. Дело в том, что в схеме есть логическая ветка предполагающая необходимость выдачи приоритета мелким задачам. “Дело занимает менее 2-х минут? – сделай его сразу” – таков девиз GTD. Мы понимаем чем руководствовался Аллен когда вводил этот элемент – он хотел избавить людей от мелких задач, которые порой назойливо крутятся в вашем мозгу. Однако здесь может быть заложена и большая бомба.

В нашей статье о принципе одной вещи мы довольно подробно описывали вопросы, связанные с концентрацией внимания, фокусировкой и силой воли. Именно сила воли позволяет нам заниматься выбранным делом, удерживая от попыток переключиться на что-то еще. Но в течение дня сила воли, равно как и ваша ментальная энергия истощаются. Так есть ли смысл расходовать их на мелкие двух-минутные дела? Мы считаем, что нет. Ни в коем случае не начинайте свой день с разгребания мелочей – всегда начинайте рабочий день с главной задачи!

Дело в том, что помимо определения того, чем следует заниматься в принципе, очень важным является и то КАК именно вы будете работать над задачей. Большинство научных исследований однозначно говорят о том, что наибольшим врагом человека является его неспособность к концентрации на задаче. Кстати, для тех кому интересен именно этот аспект мы рекомендуем почитать о помидорных техниках. Мы искренне считаем, что критически важным для достижения успеха является способность (и наработанный навык, привычка) работать над конкретной задачей в течение некоторого промежутка времени, не отвлекаясь ни на что другое. Однако приняв во внимание, инструкцию GTD предписывающую вам делать короткие задачи в первую очередь, вы рискуете заниматься весь день только этими короткими задачами.

Кто-то может спросить: А что здесь плохого? Во- первых, то что вам вначале показалось коротким на самом деле может занять значительное время. Во-вторых, делать в первую очередь надо важные задачи (то есть имеющие высокий приоритет в силу их ценности), а не короткие. В-третьих, запас энергии любого человека ограничен, а значит сделав десять коротких задач, вы можете израсходовать все свои силы и вдохновение именно на них. И не забывайте, что переключение между задачами – это тоже энергозатратная часть работы вашего мозга. О цене переключения между задачами и вреде мультизадачности мы подробно рассказывали в предыдущей статье.

Исключением являются срочные и актуальные прямо сейчас задачи, которым стоит задавать все поля с самого начала, дабы она сразу же попала в “Прогноз”. Об этом позже.

Очисти разум: Сбор “входящих”

Один из самых сложных моментов в GTD — это приучить себя максимально автоматизировано выгружать любые мысли с приставкой “надо” и “хочу” в специальный буфер. Это позволяет снизить нагрузку на мозг и освободить достаточно большие ресурсы: думать становится проще, снижается тревожность и ясность ума.

И тут проявляется первое из преимуществ именно OF3 — количество способов наполнение “Входящих”. Их действительно много:

Стандартный интерфейс программы. Через “плюсик”, шорткат CMD+N или по нажатию на клавишу “Ввод”.

Мобильное приложение. Про него в идеале стоит рассказать отдельно, но если коротко — функции точно такие же как на десктопе, добавление задач происходит через основной интерфейс или виджет. Есть отдельные версии для iPhone и для iPad.

Контекстное меню Finder. Службы —> Отправить в Omnifocus 3. Удобно отправлять файлы.

Глобальный шорткат (сочетание горячих клавиш). Выбирается в настройках, через него можно добавить задачу из любой точки MacOS.

Zapier или Ifttt. Эти штуки позволяют создавать задачи в автоматическом режиме, например из писем, которые приходят вам на Gmail. У Zapier более ста интеграций.

Сири. Нативно умеет выполнять четыре команды, новые добавляются через Siri Shortcuts.

Можно быть уверенным — если мысль пришла в голову, то вы сможете ее отправить в омнифокус. Причем во всех случаях вы можете не только добавить сам факт задачи, но и сразу же указать дополнительные параметры: теги, проект, текстовый или аудио комментарий, дедалйн и так далее.

Дополнение на основе комментариев. Адепты программы Things утверждают, что в OF3 задачи добавлять целое приключение. Поэтому я записал сравнительную гифку, которая это опровергает.

В OF3 добавление задач во “Входящие” через основной интерфейс возможно по нажатию клавиши “Ввод”, что максимально просто и интуитивно. В Things только “пробел” или шорткат CMD+N, который так же есть и в Омнифокусе.

Упрощение процессе “инбоксирования” я внес только одно — не добавлять ни одного из вышеописанных параметров. Задача всегда отправляется в “Инбокс” в виде одной строчки текста и необходимых вложений (фото\аудио\ссылки). Только потом, при обработке я уделяю этому внимание.

Исключением являются срочные и актуальные прямо сейчас задачи, которым стоит задавать все поля с самого начала, дабы она сразу же попала в “Прогноз”. Об этом позже.

Из интересных моментов, облегчающих формирование привычки “инбоксировать” могу выделить один момент — закидывайте в “входящие” абсолютно всё. Мысли, идеи, заметки, ссылки, списки покупок, новые имена, номера телефонов, фотографии чеков из магазина и т.д.

Оцените статью
Добавить комментарий